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2019年10月17日◆ ◆ わかったつもりの連絡・報告 ◆ ◆

終了報告で一番怖いこと・・・

■連絡・報告の正しい理解
 
正しい理解の仕方は連絡そして報告となります。
 
・連絡とは事実を客観的に伝える事。
・報告とは事実を客観的に伝え、その対策を伝える事です。
 
報告をする人は仕事を早く覚えるといわれています。その理由は報告に必要な対策を考え伝えるから、その考え方が正しいかどうかの価値観判断基準を上司に教えてもらえ、成長スピードが早くなるのです。
 
■最も重要な中間報告を理解する
 
報告の種類は大きく分けて4つあります。
 
・事前報告
行動を起こす前に、計画の主旨・目的・ならびに予測される結果を確認
・中間報告
中間時点の進行状況と終了までの見通しを報告し、上司から判断を伺う
・終了報告
事が終了した後の報告
・異常報告
異常事態の報告で迅速な報告と対応が不可欠(クレーム・事故)
 
この4つの種類の中で一番重要なのは中間報告です。中間報告は、中間時点の進捗状況と終了までの見通しを報告し、上司から判断を伺う事となります。そのポイントは、「現時点ではこういう状況。だから、次はこういう対策を打っていく」事を自分で考え、上司に伝え、チームで共有化する事にあります。
 
 
■中間報告の最大のメリット
 
終了報告で一番怖いことを考えればわかります。
 
期限を過ぎた時に、『できていません、失敗しました』となれば取り返しはつかないのです。つまり、中間報告は、その時点で『今こうなっています。期限までにはこういう手を打ちます』と人の動きにコントロール機能を入れる事が可能になります。
 
この中間報告のノウハウはいろいろな場面で活用されています。たとえば、業績の見通し。これも実は中間報告になります。たとえば「末締めの会社で4月1日から4月30日までの業績について、22日現在で幾ら。これを踏まえて、4月30日に最終的には幾らになります」…。
 
これも中間報告になります。業績を上げている会社のPDCAには、3つの共通項があります。
 
・全員がチームの目標を知っている
・全員が現時点でのチーム目標に対する現状を押さえている
・差額、ギャップ、不足対策を全員が自分の立場で考えている
 
この3点を現場で実践している会社・部門は業績がよいのです。
 
ご参考にしてください
 
以上
 
                                 マイスター・コンサルタンツ株式会社
                                代表主席コンサルタント 小池浩二
 
 
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